Απογραφή αποθήκης είναι η οργανωμένη διαδικασία καταμέτρησης και ελέγχου όλων των ειδών που βρίσκονται στην αποθήκη μιας επιχείρησης, ώστε τα πραγματικά αποθέματα (φυσική ποσότητα) να συμφωνούν με τα λογιστικά / μηχανογραφικά δεδομένα.
Περιλαμβάνει: προετοιμασία, οργάνωση χώρου, τυποποίηση κωδικών (SKU, barcode), φυσική καταμέτρηση, συμφωνία διαφορών και διορθωτικές κινήσεις.
Τι είναι η απογραφή αποθήκης;
Η απογραφή αποθήκης είναι η διαδικασία με την οποία μια επιχείρηση:
- μετράει φυσικά όλα τα προϊόντα στην αποθήκη της,
- ελέγχει αν ταιριάζουν με τα στοιχεία στο πρόγραμμα αποθήκης / ERP,
- εντοπίζει ελλείψεις, πλεονάσματα, λάθη καταχώρισης ή κλοπές,
- ενημερώνει τα λογιστικά και τα αποθεματικά της για τη νέα χρήση ή περίοδο.
Είναι κρίσιμο βήμα για:
- λιανεμπόριο,
- e-shop,
- χονδρικές αποθήκες,
- φαρμακεία, καταστήματα ρούχων, supermarket, συνεργεία κ.λπ.
Γιατί είναι τόσο σημαντική η απογραφή αποθήκης;
Η σωστή απογραφή αποθήκης:
- Μειώνει τις απώλειες & τα λάθη,
- βοηθά στη σωστή παραγγελιοληψία (να μην ξεμένετε / να μην υπερ-παραγγέλνετε),
- βελτιώνει το cash flow (δεν “κοιμάται” κεφάλαιο σε νεκρά stock),
- προστατεύει από λογιστικά & φορολογικά προβλήματα,
- δίνει ξεκάθαρη εικόνα για το πραγματικό κέρδος ανά κατηγορία / προϊόν.
Για μια εταιρεία όπως η Stockline, η απογραφή αποθήκης είναι η βάση για πιο εξελιγμένη διαχείριση stock & αποθεμάτων σε όλη την επιχείρηση.
Προετοιμασία για απογραφή αποθήκης
1. Ορισμός ημερομηνίας & τύπου απογραφής
- Ετήσια απογραφή (στο τέλος χρήσης),
- Περιοδική απογραφή (ανά τρίμηνο / εξάμηνο),
- Cycle counting (συνεχής απογραφή σε επιλεγμένες κατηγορίες).
2. Πάγωμα κινήσεων (όπου είναι εφικτό)
- Ιδανικά, τη μέρα της απογραφής η αποθήκη δεν δέχεται ή δεν εκδίδει κινήσεις.
- Αν αυτό δεν γίνεται, πρέπει να υπάρχει σαφής καταγραφή των κινήσεων που γίνονται κατά τη διάρκεια.
3. Οργάνωση χώρου & προϊόντων
- Τακτοποίηση ραφιών, παλετών, κιβωτίων,
- τοποθέτηση ίδιων ειδών στο ίδιο σημείο,
- σήμανση θέσεων (ράφι, διάδρομος, ζώνη).
4. Έλεγχος & τυποποίηση κωδικών
- Έλεγχος για διπλούς κωδικούς,
- σωστή χρήση SKU, barcode, EAN,
- σύνδεση κάθε φυσικού προϊόντος με έναν μοναδικό κωδικό στο σύστημα.
5. Ομάδα απογραφής & ρόλοι
- Υπεύθυνος απογραφής,
- ομάδες μέτρησης (2 άτομα ιδανικά: ένας μετράει, ένας καταγράφει / σκανάρει),
- άτομο υπεύθυνο για έλεγχο διαφορών & συμφωνία.
Βήμα-βήμα διαδικασία απογραφής αποθήκης
Βήμα 1: Εκτύπωση ή εξαγωγή λίστας ειδών
Από το πρόγραμμα αποθήκης / ERP εξάγετε λίστα με όλα τα είδη, με κωδικό, περιγραφή, μονάδα μέτρησης και θεωρητική ποσότητα.
Βήμα 2: Διαχωρισμός σε ζώνες / περιοχές
Χωρίστε την αποθήκη σε:
- ζώνες (Ζ1, Ζ2, Ζ3…),
- ράφια,
- παλέτες / νησίδες.
Αναθέστε σε κάθε ομάδα συγκεκριμένη περιοχή για να αποφευχθούν διπλές μετρήσεις ή κενά.
Βήμα 3: Φυσική καταμέτρηση
Η ομάδα:
- μετράει τεμάχια / κιβώτια / κιλά ανά προϊόν,
- καταγράφει σε έντυπα ή σε φορητούς scanners,
- σημειώνει τυχόν παρατηρήσεις (σπασμένα, ληγμένα, χωρίς ετικέτα κ.λπ.).
Βήμα 4: Καταχώριση μετρήσεων στο σύστημα
Οι πραγματικές ποσότητες:
- περνιούνται στο σύστημα,
- δημιουργείται report διαφορών:
- θεωρητική ποσότητα,
- φυσική ποσότητα,
- διαφορά +/−.
Βήμα 5: Έλεγχος διαφορών
Για προϊόντα με μεγάλες αποκλίσεις:
- επανέλεγχος (δεύτερη μέτρηση),
- έλεγχος αν υπήρξαν κινήσεις που δεν καταχωρήθηκαν,
- έλεγχος για λάθη στην αρχική καταχώριση.
Βήμα 6: Διορθωτικές κινήσεις
Μετά την επιβεβαίωση:
- καταχωρούνται διορθωτικές εγγραφές στο σύστημα,
- ενημερώνονται λογιστήριο & διοίκηση για τις συνολικές αποκλίσεις,
- λαμβάνονται αποφάσεις για:
- κλοπές / απώλειες,
- καταστροφές,
- ανατιμολογήσεις ή διαγραφές.
Βήμα 7: Τελική αναφορά απογραφής
Συντάσσεται αναφορά που περιλαμβάνει:
- συνολική αξία αποθέματος,
- συνολική αξία διαφορών,
- ποσοστό ακρίβειας stock,
- προτάσεις βελτίωσης.
Παραδείγματα απογραφής αποθήκης σε διαφορετικούς κλάδους
Παράδειγμα 1: Μικρό κατάστημα ρούχων με αποθήκη
Προϊόντα με μεγέθη & χρώματα (SKU). Συχνό πρόβλημα: ανάμειξη μεγεθών στο ίδιο ράφι, λάθος καταμέτρηση.
Λύση: ξεκάθαρη σήμανση, απογραφή ανά κατηγορία (π.χ. γυναικεία μπλούζα / κωδικός / χρώμα / μέγεθος).
Παράδειγμα 2: Αποθήκη e-shop με πολλούς κωδικούς
Χιλιάδες κωδικοί, πολλαπλά ράφια, courier κινήσεις. Συχνό πρόβλημα: out of stock online, ενώ υπάρχει stock στην αποθήκη ή το αντίστροφο.
Λύση: χρήση barcode scanners, συχνό cycle counting σε best-sellers, αυστηρή διαδικασία εισόδου–εξόδου.
Παράδειγμα 3: Φαρμακείο / παραφαρμακευτικά
Προϊόντα με ημερομηνία λήξης. Συχνό πρόβλημα: stock σε προϊόντα που έχουν λήξει ή είναι κοντά στη λήξη.
Λύση: απογραφή που συνδυάζει ποσότητα + ημερομηνία λήξης, κατηγοριοποίηση ανά “λήγει σε 3/6/12 μήνες”.
Συχνά λάθη στην απογραφή αποθήκης
1. Έλλειψη προετοιμασίας
Δεν έχει τακτοποιηθεί η αποθήκη, δεν υπάρχουν σαφή labels, δεν έχει οριστεί ποιος κάνει τι.
Αποτέλεσμα: αργή απογραφή, λάθη, διπλές μετρήσεις.
2. Μη πάγωμα κινήσεων
Την ώρα που γίνεται απογραφή, μπαίνουν / βγαίνουν προϊόντα και δεν καταγράφονται αυτές οι κινήσεις.
Αποτέλεσμα: οι ποσότητες δεν θα συμφωνούν ποτέ.
3. Διπλοί κωδικοί / διαφορετικοί κωδικοί για το ίδιο προϊόν
Το ίδιο προϊόν έχει 2–3 κωδικούς στο σύστημα και οι απογραφείς δεν ξέρουν τι να μετρήσουν.
Αποτέλεσμα: χάος στα reports, λάθος αξία stock.
4. Έλλειψη εκπαίδευσης προσωπικού
Το προσωπικό δεν ξέρει πώς να μετράει ή τι να γράφει, δεν ξεχωρίζει τεμάχια από κιβώτια, χύμα από συσκευασμένα κ.λπ.
5. Μη αξιοποίηση της απογραφής για βελτίωση
Η απογραφή αντιμετωπίζεται απλά σαν “υποχρέωση” για το λογιστήριο. Δεν αναλύονται:
- dead stock,
- ταχέως κινούμενα προϊόντα,
- κλοπές / απώλειες.
Έτσι, χάνεται μια μεγάλη ευκαιρία για στρατηγική βελτίωση της αποθήκης.
Πώς μια επαγγελματική ομάδα όπως η Stockline κάνει τη διαφορά
Μια εξειδικευμένη ομάδα απογραφής:
- χρησιμοποιεί τυποποιημένες διαδικασίες & checklists,
- δουλεύει με barcode scanners & σύγχρονο εξοπλισμό,
- φέρνει εμπειρία από δεκάδες αποθήκες (καταστήματα, αλυσίδες, e-shops),
- παραδίδει καθαρή, αξιοποιήσιμη αναφορά και όχι απλά ένα Excel με νούμερα.
Για την επιχείρησή σας αυτό σημαίνει:
- λιγότερη ταλαιπωρία στο προσωπικό σας,
- γρήγορη & ακριβή απογραφή,
- σαφή εικόνα για το πραγματικό stock σας,
- βάση για βελτίωση παραγγελιών, κέρδους & ροής εργασιών.
Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)
Πόσο συχνά πρέπει να κάνω απογραφή αποθήκης;
Εξαρτάται από το μέγεθος και τον κλάδο, αλλά συνήθως:
- 1 φορά τον χρόνο υποχρεωτικά (ετήσια),
- συν ενδιάμεσες απογραφές ή cycle counting για προϊόντα με υψηλή κίνηση.
Πόσο διαρκεί μια απογραφή αποθήκης;
Μπορεί να διαρκέσει από μερικές ώρες μέχρι 1–2 ημέρες, ανάλογα με:
- το μέγεθος της αποθήκης,
- τον αριθμό κωδικών,
- την οργάνωση του χώρου,
- την εμπειρία της ομάδας απογραφής.
Πρέπει να κλείσει η επιχείρηση για να γίνει απογραφή;
Ιδανικά, ναι για την αποθήκη, αλλά στην πράξη:
- σε πολλές περιπτώσεις η απογραφή γίνεται εκτός ωραρίου,
- ή με μερικό πάγωμα κινήσεων και σωστή καταγραφή όσων γίνουν στο μεταξύ.
Μπορώ να κάνω απογραφή μόνος μου ή χρειάζομαι εξωτερικό συνεργάτη;
Μπορείτε να την κάνετε μόνοι σας, αλλά:
- απαιτεί χρόνο, οργάνωση και εμπειρία,
- συνήθως το προσωπικό κουράζεται ή δεν έχει τη μεθοδολογία,
- ένας εξειδικευμένος συνεργάτης όπως η Stockline μπορεί να παραδώσει πιο γρήγορα, πιο αξιόπιστα & με λιγότερο άγχος.
Ζητήστε επαγγελματική απογραφή αποθήκης από τη Stockline
Θέλετε επαγγελματική απογραφή αποθήκης χωρίς άγχος;
Η Stockline αναλαμβάνει:
- πλήρη οργάνωση & υλοποίηση απογραφής αποθήκης,
- χρήση επαγγελματικού εξοπλισμού (barcode scanners, εξειδικευμένο λογισμικό),
- αναλυτική αναφορά με όλες τις διαφορές και προτάσεις βελτίωσης.
Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για να μάθετε:
- πόσο θα κοστίσει η απογραφή της δικής σας αποθήκης,
- σε πόσο χρόνο μπορεί να ολοκληρωθεί,
- τι βήματα χρειάζεται να κάνετε από πριν.
