Η απογραφή αποθεμάτων αποτελεί μία από τις πιο σημαντικές διαδικασίες στη λειτουργία μιας επιχείρησης. Δεν αφορά μόνο την οργάνωση της αποθήκης και τον έλεγχο των απωλειών, αλλά συνδέεται άμεσα με τη λογιστική απεικόνιση και τον προσδιορισμό των οικονομικών αποτελεσμάτων. Στην Ελλάδα, το πλαίσιο που καθορίζει το αν μια επιχείρηση είναι υποχρεωμένη να διενεργεί απογραφή αποθεμάτων βασίζεται στον Νόμο 4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα – Ε.Λ.Π.).
Τι προβλέπει ο Ν. 4308/2014 για την απογραφή αποθεμάτων
Ο νόμος ορίζει ότι οι οντότητες οφείλουν να αποτιμούν τα αποθέματά τους στο τέλος κάθε χρήσης, ώστε να προσδιορίζεται σωστά η λογιστική τους αξία. Για να γίνει αυτό, απαιτείται φυσική απογραφή, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από τις απλοποιήσεις που προβλέπει ο ίδιος νόμος.
Με απλά λόγια: οι περισσότερες επιχειρήσεις που διαθέτουν αποθέματα πρέπει να καταμετρούν και να αποτυπώνουν τη συνολική ποσότητα και αξία τους στο τέλος κάθε έτους.
Ποιες επιχειρήσεις έχουν υποχρέωση απογραφής
1. Επιχειρήσεις με διπλογραφικά βιβλία
Οι επιχειρήσεις που τηρούν διπλογραφικά βιβλία έχουν πλήρη και αδιαπραγμάτευτη υποχρέωση απογραφής στο τέλος κάθε χρήσης. Αυτό ισχύει για καταστήματα λιανικής, εταιρείες με μεγάλο όγκο εμπορευμάτων, αποθήκες και γενικά για όλες τις οντότητες που συντάσσουν ισολογισμό.
2. Μικρές επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία
Οι μικρές επιχειρήσεις με βιβλία Εσόδων – Εξόδων έχουν επίσης υποχρέωση απογραφής, εκτός αν υπαχθούν σε ειδική απαλλαγή του νόμου.
Πότε μια επιχείρηση εξαιρείται από την απογραφή;
Ο Ν. 4308/2014 προβλέπει απαλλαγή για τις πολύ μικρές οντότητες που:
- Τηρούν απλογραφικά βιβλία, και
- Ο κύκλος εργασιών τους από πωλήσεις αγαθών είναι κάτω από 150.000 € στη χρήση.
Αν πληρούνται και οι δύο συνθήκες, η επιχείρηση μπορεί να μην διενεργήσει απογραφή. Ωστόσο, η επιλογή αυτή πρέπει να γίνεται με προσοχή.
Σημαντική επισήμανση
Αν μια επιχείρηση επιλέξει να κάνει απογραφή ενώ απαλλάσσεται, τότε υποχρεούται να συνεχίσει να κάνει απογραφή για τις επόμενες τρεις διαδοχικές χρήσεις.
Γιατί υπάρχει αυτή η απαλλαγή;
Η απαλλαγή αποσκοπεί στη μείωση της γραφειοκρατίας για τις πολύ μικρές επιχειρήσεις. Σε εταιρείες με μικρό όγκο αποθεμάτων, ο αντίκτυπος των μεταβολών αποθέματος στα οικονομικά αποτελέσματα είναι περιορισμένος, οπότε ο νομοθέτης επιτρέπει τον υπολογισμό του κόστους πωληθέντων χωρίς φυσική απογραφή.
Τι σημαίνει πρακτικά για την επιχείρησή σας;
Αν η επιχείρηση δεν απαλλάσσεται, η φυσική απογραφή στο τέλος της χρήσης είναι απαραίτητη. Αυτό περιλαμβάνει:
- Πλήρη καταμέτρηση αποθεμάτων,
- Αποτίμηση ανά κωδικό ή κατηγορία,
- Ενημέρωση ERP ή λογιστηρίου,
- Ακριβή υπολογισμό κόστους πωληθέντων.
Λάθη ή παραλείψεις μπορεί να επηρεάσουν το μικτό κέρδος, τις φορολογικές υποχρεώσεις και την εικόνα της επιχείρησης προς τράπεζες ή συνεργάτες.
Ειδικές περιπτώσεις και επαγγέλματα
Ορισμένες δραστηριότητες έχουν ειδικές διαδικασίες απογραφής, όπως πρατήρια καυσίμων ή επαγγέλματα χωρίς πραγματικό απόθεμα. Οι λεπτομέρειες ορίζονται από επιμέρους αποφάσεις και εγκυκλίους που συμπληρώνουν τον 4308/2014.
Γιατί αξίζει να γίνει απογραφή — ακόμη και όταν δεν είναι υποχρεωτική
Πολλές μικρές επιχειρήσεις επιλέγουν να κάνουν απογραφή παρότι απαλλάσσονται, επειδή τους βοηθά να:
- Εντοπίζουν απώλειες και αποκλίσεις,
- Παρακολουθούν καλύτερα το stock,
- Βελτιώνουν τις παραγγελίες και τη ρευστότητα,
- Αποφεύγουν υπερβολικά ή άχρηστα αποθέματα.
Η απογραφή είναι εργαλείο αποδοτικότητας — όχι μόνο φορολογική διαδικασία.
Συμπέρασμα
Ο νόμος 4308/2014 καθορίζει ξεκάθαρα ποιες επιχειρήσεις υποχρεούνται σε απογραφή αποθεμάτων. Η συντριπτική πλειονότητα των επιχειρήσεων με αποθέματα πρέπει να διενεργεί απογραφή στο τέλος της χρήσης, ενώ πολύ μικρές επιχειρήσεις με χαμηλό τζίρο μπορούν να απαλλαγούν.
Σε κάθε περίπτωση, η απογραφή παραμένει ισχυρό εργαλείο ελέγχου, ακρίβειας και ανάπτυξης, ανεξάρτητα από τη νομική υποχρέωση.
