Απογραφή αποθεμάτων είναι η διαδικασία καταμέτρησης, επιβεβαίωσης και συμφωνίας όλων των προϊόντων που διαθέτει μια επιχείρηση, ώστε οι πραγματικές ποσότητες να ταιριάζουν με τις καταχωρημένες ποσότητες στο σύστημα (ERP / λογιστήριο). Αποτελεί κρίσιμο βήμα για την ορθή λειτουργία της αποθήκης, την κοστολόγηση και τη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων.
Γιατί είναι απαραίτητη η απογραφή αποθεμάτων;
Η σωστή απογραφή βοηθά μια επιχείρηση να:
- εντοπίζει διαφορές, απώλειες και σφάλματα,
- μειώνει το κόστος & τα δεσμευμένα κεφάλαια,
- βελτιώνει την παραγγελιοληψία και την πρόβλεψη ζήτησης,
- αυξάνει την ακρίβεια των τιμολογήσεων και των απογραφικών αξιών,
- αποφεύγει λογιστικά ή φορολογικά προβλήματα.
Σε κλάδους όπως retail, e-commerce, φαρμακεία, supermarket και χονδρικές αποθήκες, η απογραφή αποθεμάτων αποτελεί βασικό στοιχείο της καθημερινής λειτουργίας.
Πώς γίνεται η απογραφή αποθεμάτων;
1. Οργάνωση & προετοιμασία χώρου
Τακτοποίηση ραφιών, διαχωρισμός προϊόντων, σωστή σήμανση θέσεων (ράφια, διάδρομοι, παλέτες).
2. Έλεγχος & τυποποίηση κωδικών (SKU / barcode)
Εξασφάλιση ότι κάθε προϊόν έχει έναν μοναδικό κωδικό. Αποφυγή διπλών κωδικών, λάθος περιγραφών και ασυμφωνιών.
3. Φυσική καταμέτρηση
- Χωρισμός αποθήκης σε ζώνες,
- Καταμέτρηση από ομάδες,
- Χρήση barcode scanners όπου είναι δυνατό.
4. Καταχώριση & συμφωνία δεδομένων
Σύγκριση πραγματικών ποσοτήτων με τις ποσότητες του ERP. Εντοπισμός διαφορών και αιτιολογήσεις.
5. Διορθωτικές ενέργειες
Καταχώριση διαγραφών, ανατιμολογήσεων και διορθώσεων. Διερεύνηση αιτιών για μελλοντική βελτίωση.
6. Τελική αναφορά αποθέματος
Περιλαμβάνει συνολική αξία αποθέματος, ποσοστά απόκλισης, dead stock και προτάσεις βελτίωσης.
Τύποι απογραφής αποθεμάτων
- Ετήσια απογραφή – Υποχρεωτική για το κλείσιμο χρήσης.
- Περιοδική απογραφή – Ανά μήνα, τρίμηνο ή εξάμηνο.
- Cycle Counting – Συνεχής δειγματοληπτική απογραφή σε κρίσιμες κατηγορίες.
- Ad-hoc απογραφή – Όταν υπάρχει υποψία λάθους ή απώλειας.
Συνηθισμένα λάθη στην απογραφή αποθεμάτων
1. Ανάμειξη προϊόντων στα ράφια
Οδηγεί σε λάθος καταμέτρηση και λάθος ποσοτικές αξίες.
2. Διπλοί ή λανθασμένοι κωδικοί SKU
Προκαλούν σύγχυση στο προσωπικό και ασυμφωνίες στο ERP.
3. Μη πάγωμα κινήσεων κατά τη διάρκεια της απογραφής
Αν μπαίνουν και βγαίνουν προϊόντα την ώρα της μέτρησης, οι ποσότητες δεν συμφωνούν ποτέ.
4. Έλλειψη εκπαίδευσης προσωπικού
Μη σωστή μέτρηση, λάθος καταγραφή και παραλείψεις.
5. Αγνόηση των διαφορών
Οι διαφορές της απογραφής δεν είναι απλώς νούμερα· δείχνουν προβλήματα στη διαδικασία, κλοπές, λάθος παραλαβές ή λάθος τοποθέτηση.
Ο ρόλος της απογραφής αποθεμάτων στο επιχειρηματικό αποτέλεσμα
- Αποφυγή ελλείψεων & υπερ-στοκαρίσματος,
- Μείωση δεσμευμένου κεφαλαίου,
- Ακριβής εικόνα κερδοφορίας,
- Σωστές αποφάσεις παραγγελιών & pricing,
- Βελτίωση λειτουργιών στο retail και το e-commerce.
Πώς βοηθάει η Stockline στην απογραφή αποθεμάτων
Η Stockline παρέχει ολοκληρωμένες υπηρεσίες απογραφής με:
- εξειδικευμένες ομάδες καταμέτρησης,
- σύγχρονο εξοπλισμό barcode scanning,
- τυποποιημένες διαδικασίες υψηλής ακρίβειας,
- αναλυτική αναφορά διαφορών & προτάσεων βελτίωσης.
Αποτέλεσμα: γρήγορη, αξιόπιστη και πλήρως ελεγχόμενη απογραφή αποθεμάτων χωρίς επιβάρυνση του προσωπικού.
