Η απογραφή καταστήματος είναι μία από τις πιο κρίσιμες διαδικασίες για κάθε επιχείρηση λιανικής. Επηρεάζει άμεσα την κερδοφορία, τον έλεγχο των αποθεμάτων, την παραγγελιοδοσία και τη συνολική οργάνωση της επιχείρησης. Παρ’ όλα αυτά, πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να την κάνουν με ελλιπείς ή παρωχημένες μεθόδους, με αποτέλεσμα λάθη, αποκλίσεις και απώλειες.
Σε αυτόν τον πλήρη οδηγό θα μάθετε:
- Τι ακριβώς είναι η απογραφή καταστήματος
- Ποια βήματα περιλαμβάνει η διαδικασία
- Κάθε πότε πρέπει να γίνεται
- Ποια εργαλεία χρειάζονται
- Ποια λάθη πρέπει να αποφύγετε
- Πώς να κάνετε μια επιτυχημένη απογραφή το 2025
- Πότε είναι καλύτερο να την αναθέσετε σε επαγγελματίες
Τι Είναι η Απογραφή Καταστήματος;
Η απογραφή καταστήματος είναι η πλήρης καταμέτρηση όλων των προϊόντων που βρίσκονται στον χώρο πώλησης ή σε βοηθητικούς χώρους (back office, αποθήκη, αποθήκη καταστήματος).
Στόχος της απογραφής είναι να γνωρίζει η επιχείρηση:
- ποιες ποσότητες διαθέτει
- ποιες είναι οι πραγματικές ελλείψεις
- αν υπάρχουν αποκλίσεις
- ποιες κατηγορίες παρουσιάζουν απώλειες ή λάθη
- ποια προϊόντα κινούνται και ποια όχι
Είναι ουσιαστικά το “restart” της επιχείρησης:
Μία καθαρή, ακριβής εικόνα του stock.
Γιατί Είναι Σημαντική η Απογραφή Καταστήματος
Η απογραφή δεν είναι απλά μια λογιστική υποχρέωση.
Είναι εργαλείο στρατηγικής.
✔ Έλεγχος απωλειών
Βοηθά στον εντοπισμό κλοπών, λαθών, λανθασμένων καταχωρήσεων.
✔ Βελτίωση παραγγελιοδοσίας
Μειώνει τις υπερβολικές παραγγελίες και τις ελλείψεις.
✔ Ορθή εμπορική στρατηγική
Ξέρεις τι κινείται, τι μένει, τι πρέπει να φύγει.
✔ Καλύτερη χρηματοοικονομική εικόνα
Σωστό stock = σωστό ταμείο.
Πώς Γίνεται η Απογραφή Καταστήματος (Βήμα-Βήμα)
1) Προετοιμασία καταστήματος
- Τακτοποίηση ραφιών
- Έλεγχος ημερομηνιών λήξης
- Σήμανση προϊόντων χωρίς barcode
- Απομάκρυνση ελαττωματικών ή επιστροφών
2) Ορισμός ζωνών καταμέτρησης
Το κατάστημα χωρίζεται σε περιοχές (ζώνες) ώστε να υπάρχει σειρά και οργάνωση.
3) Καταμέτρηση με barcode scanners
Η μέτρηση γίνεται με:
- scanners
- tablets
- mobile data collection software
Αυτή η μέθοδος μειώνει τα λάθη κατά 90%.
4) Διπλός έλεγχος σε αποκλίσεις
Ό,τι δεν ταιριάζει → επαναμέτρηση.
5) Συμφωνία με ERP / POS
Τα αποτελέσματα συγκρίνονται με το σύστημα του καταστήματος.
6) Αναλυτική αναφορά
Η τελική αναφορά περιλαμβάνει:
- ποσότητες
- αποκλίσεις
- αξίες
- στατιστικά
- προτάσεις βελτίωσης
Κάθε Πότε Πρέπει να Γίνεται η Απογραφή;
Η συχνότητα εξαρτάται από τον κλάδο.
Ετήσια απογραφή
Υποχρεωτική για λογιστικούς λόγους.
Ενδιάμεση απογραφή (mid-year)
Ιούνιο – Ιούλιο, πριν τις εκπτώσεις.
Τριμηνιαία απογραφή
Για καταστήματα με υψηλή κυκλοφορία.
Μηνιαία απογραφή
Ιδανική για:
- supermarket
- mini market
- φαρμακεία
Συχνά Λάθη στην Απογραφή Καταστήματος
❌ Καταγραφή στο χαρτί
Πολλά λάθη → μη αξιόπιστα δεδομένα.
❌ Ανεπαρκής προετοιμασία
Χωρίς τακτοποίηση → διπλές καταμετρήσεις.
❌ Προϊόντα χωρίς barcode
Προκαλούν μεγάλες αποκλίσεις.
❌ Έλλειψη διπλού ελέγχου
Το 30% των αποκλίσεων βρίσκονται μόνο με δεύτερη μέτρηση.
Τι Εξοπλισμό Χρειάζεστε
- Barcode scanners
- Tablets
- Inventory software
- Αναλύσεις ERP/POS
- Αξιόπιστο προσωπικό
Εάν αυτά δεν υπάρχουν → καλύτερα να γίνει από επαγγελματίες.
Πότε Αξίζει να Αναθέσετε την Απογραφή σε Επαγγελματίες;
- Όταν έχετε μεγάλο όγκο προϊόντων
- Όταν δεν θέλετε να κλείσει το κατάστημα
- Όταν χρειάζεστε ταχύτητα
- Όταν υπάρχουν πολλά λάθη/αποκλίσεις
- Όταν η υπάρχουσα διαδικασία δεν αποδίδει
Εταιρείες απογραφής όπως η Stockline ολοκληρώνουν την απογραφή σε λίγες ώρες, με scanners και αναλυτική αναφορά.
Για επαγγελματική, γρήγορη και αξιόπιστη απογραφή στο κατάστημά σας, δείτε την υπηρεσία Απογραφή Καταστήματος της Stockline.
