Η αρχική φυσική καταμέτρηση των εμπορευμάτων ή προϊόντων θα πρέπει να πραγματοποιείται κατά την παραλαβή τους στην αποθήκη ή το κατάστημα. Μια δεύτερη καταμέτρηση μπορεί να γίνει στη μέση του έτους, για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια του Ιουνίου ή του Ιουλίου, καθώς αλλάζει η εποχή και πριν από τυχόν προσωρινή διακοπή εργασιών ή τις διακοπές.

Η πιο σημαντική απογραφή είναι αυτή που ουσιαστικά “κλείνει” το οικονομικό έτος και παρέχει σημαντικές πληροφορίες, τόσο από λογιστικής όσο και από στατιστικής άποψης (όπως πωλήσεις και αποθέματα).